EmploisSecrétaire administrative

À St-Georges
Secrétariat général et direction des ressources humaines
Remplacement à temps partiel (14 h)

À compter de la semaine du 5 août (date prévue) jusqu’au retour de la personne remplacée

DESCRIPTION DE LA FONCTION

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

PRINCIPALES TÂCHES

La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.

Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.

Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.

Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle participe au développement du système de classement et est responsable de la gestion documentaire du service.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Plus spécifiquement pour ce poste, la personne titulaire est responsable de l’élaboration des calendriers des rencontres, de la préparation et de l’envoi des documents, de la transmission des avis de convocation et de la rédaction des comptes rendus de différents comités. Elle est également responsable de diverses saisies et correspondance comme la saisie des droits d’auteurs, les demandes d’achats et de paiements (DMA), de la réponse aux demandes d’accès à l’information et de divers formulaires ou rapports de reddition de comptes. De plus, elle est en charge de tâches reliées à la Direction des ressources humaines comme la rédaction et la transmission de diverses communications, la publication d’affichage, la réception et le classement des diverses candidatures, etc.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée (par exemple, en bureautique), ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Aptitudes et attitudes requises

  • Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité;
  • Bonne gestion des priorités et bon sens de l’organisation;
  • Très bonne maîtrise de la langue française;
  • Maîtrise avancée du logiciel Word (tableaux, table de matières automatique, publipostage);
  • Très bonne connaissance de la suite Office (Excel, PowerPoint, Access, Outlook);
  • Bonne connaissance de l’utilisation d’un plan de classement (gestion documentaire).

TESTS

Les candidats qui rencontrent les qualifications requises pourraient être soumis à un test de français et à un test informatique. La réussite de ces tests est une condition à l’obtention de ce poste. La note de passage est de 80%

Description du remplacement

L’HORAIRE DE TRAVAIL ET NOMBRE D’HEURES DE TRAVAIL

Les jeudi et vendredi, de 8 h à 16 h, 14 heures par semaine. Cet horaire inclut une (1) heure non rémunérée pour prendre un repas. En fonction du calendrier des rencontres des différents comités et instances, l’horaire de travail pourrait être différent de celui mentionné précédemment selon les besoins du service. Lors des premières semaines, cette personne pourrait être appelée à travailler jusqu’à 35 heures par semaine.

NOM DU PRÉDÉCESSEUR

Madame Christine Poulin.

ÉCHELLE DE TRAITEMENT

De 20,98 $ à 24,22 $ l’heure, selon l’expérience.

SUPÉRIEURE IMMÉDIATE

Madame Karina Lessard, directrice des ressources humaines et secrétaire générale.

PÉRIODE DE MISE EN CANDIDATURE

La période de mise en candidature est du 3 au 31 juillet 2019,à 23 h 59.

CANDIDATURE

Toute personne intéressée doit faire parvenir sa candidature au:

Service des ressources humaines

À l’attention de Monsieur Philippe-André Lemay
Cégep Beauce-Appalaches
1055, 116eRue
Saint-Georges (Québec)  G5Y 3G1
Télécopieur : (418) 228.7130

resshum@cegepba.qc.ca

PAL/

2019-07-05

N.B.:        Le Cégep applique un programme d’accès à l’égalité et des mesures d’adaptation sont offertes aux personnes handicapées.  Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

 

Postuler en ligne

  • Notez que, conformément à la loi canadienne sur l'immigration, pour être autorisé vous devez détenir un permis de travail valide, être immigrant reçu, résident permanent ou citoyen canadien :
  • Accès à l’égalité d’emploi

  • Les établissements d’enseignement doivent se conformer à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans les organismes publics. Ce programme vise les groupes suivants : les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones, ainsi que les personnes handicapées.

    Nous vous invitons à répondre aux questions ci-dessous afin de nous permettre de répondre aux obligations liées à ce programme. Sachez que ces renseignements resteront strictement confidentiels.

  • Personne ayant une déficience entraînant une incapacité significative et persistante et qui est sujette à rencontrer des obstacles dans l’accomplissement d’activités courantes.

  • Détails sur la candidature

  • Types de fichiers acceptés : pdf, doc, docx, rtf, odt.
  • Types de fichiers acceptés : pdf, doc, docx, rtf, odt.
  • Déclaration

  • Je comprends que tous les renseignements que je fournirai seront utilisés uniquement à des fins de recrutement, d’évaluation et de sélection au regard des postes disponibles au Cégep Beauce-Appalaches ou ses sociétés affiliées, et je consens à cette utilisation.

    Je comprends que ces termes et conditions s’ajoutent à la Politique de confidentialité du Cégep Beauce-Appalaches et j’autorise le Cégep Beauce-Appalaches à utiliser mes renseignements personnels aux fins mentionnées ci-avant.